Специальная вставка в Excel: значения, форматы, ширина столбцов

Автор: | 06.05.2022

В этой статье мы покажем вам еще несколько полезных опций, которыми обладает инструмент «Специальная вставка», а именно: значения, форматы, ширина столбца и умножение / разделение. С помощью этих инструментов вы можете настроить свои таблицы и сэкономить время при форматировании и переформатировании данных.

Если вы хотите узнать, как транспонировать, удалять ссылки и пропускать пустые ячейки с помощью специального инструмента «Вставить», воспользуйтесь инструментом «Специальная вставка» в Excel: игнорировать пустые ячейки, транспонировать и удалять ссылки.

  • Введите только значения
  • Специальная вставка> Основные значения шага
  • Введите только форматы
  • Специальная вставка> Основные шаги форматирования
  • Скопируйте ширину столбца на другой лист
  • Специальная вставка> Основные шаги по настройке ширины столбца
  • Специальная вставка: делить и умножать
  • Специальная вставка> Основные шаги разделения / умножения

Вставляем только значения

Возьмем, к примеру, таблицу доходов от продажи печенья на благотворительной распродаже хлебобулочных изделий. Вы хотите подсчитать, сколько прибыли было получено за 15 недель. Как видите, мы использовали формулу, которая суммирует объем продаж за неделю назад и прибыль, которую мы получили на этой неделе. Смотрите = D2 + C3 в строке формул? В ячейке D3 отображается результат этой формулы — 100 долларов США. Другими словами, в ячейке D3 отображается значение. А теперь будет самое интересное! В Excel с помощью специального инструмента «Вставить» вы можете скопировать и вставить значение этой ячейки без формул и форматирования. Эта возможность иногда бывает жизненно важной, и позже я покажу вам, почему.

Предположим, что после 15 недель продажи файлов cookie вам необходимо подать общий отчет о полученной прибыли. Вы можете просто скопировать и вставить строку, содержащую общую сумму. Но что, если вы это сделаете?

Специальная вставка в Excel

Ой! Совсем не то, чего вы ожидали? Как видите, обычное действие копирования и вставки просто скопировало формулу из ячейки в результате? Вам нужно скопировать и вставить само значение. Так что сделаем! Давайте воспользуемся командой «Специальная вставка» с параметром «Значения», чтобы все было правильно.

Специальная вставка в Excel

Обратите внимание на разницу на изображении ниже.

Специальная вставка в Excel

Используя Специальная вставка> Значения, мы вставляем сами значения, а не формулы. Молодец!

Возможно, вы заметили еще кое-что. Когда мы использовали Специальную вставку> Значения, мы потеряли форматирование. Видите, что жирный шрифт и числовой формат (знак доллара) не копируются? Вы можете использовать эту команду, чтобы быстро удалить форматирование. Гиперссылки, шрифты, числовые форматы можно быстро и легко очистить, оставив только значения без каких-либо декоративных уловок, которые могли бы помешать в будущем. Отлично, правда?

Фактически, Специальная вставка> Значения — один из моих любимых инструментов в Excel. Это жизненно необходимо! Меня часто просят создать электронную таблицу и представить ее работе или общественным организациям. Я всегда боюсь, что другие пользователи могут бросить введенные мной формулы в хаос. Закончив с формулами и расчетами, я копирую все свои данные и использую для них Специальная вставка> Значения. Поэтому, когда другие пользователи открывают мою электронную таблицу, формулы больше нельзя редактировать. Похоже на то:

Специальная вставка в Excel

Обратите внимание на содержимое строки формул для ячейки D3. У него больше нет формулы = D2 + C3, а вместо него стоит 100.

И еще одна очень полезная вещь, касающаяся специальной вставки. Предположим, мы хотим оставить только нижнюю строку в таблице прибыли для благотворительной продажи файлов cookie, т.е удалить все строки, кроме 15 недели. Посмотрите, что произойдет, если я удалю все эти строки:

Специальная вставка в Excel

Появляется эта досадная ошибка #REF! (# ССЫЛКА!). Это связано с тем, что значение в этой ячейке вычисляется по формуле, относящейся к ячейкам выше. После удаления этих ячеек формуле не на что было ссылаться, и она сообщила об ошибке. Вместо этого используйте команды Копировать и Специальная вставка> Значения для исходных данных (как мы сделали выше), а затем удалите лишние строки. Молодец:

Специальная вставка в Excel

Специальная вставка > Значения: основные моменты

  1. Выделите данные
  2. Скопируйте их. Если данные не копируются, а вырезаются, команда «Специальная вставка» будет недоступна, поэтому обязательно используйте копирование.
  3. Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить скопированные данные.
  4. Щелкните Специальная вставка. Это можно сделать:
    • щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав Специальная вставка в контекстном меню).
    • на вкладке «Главная» щелкните маленький треугольник под кнопкой «Вставить» и выберите в раскрывающемся меню «Специальная вставка).
  5. Отметьте опцию Значения).
  6. Щелкните ОК.

Вставляем только форматы

Специальная вставка> Форматы — еще один очень полезный инструмент в Excel. Мне это нравится, потому что это позволяет легко настроить внешний вид данных. Инструмент Специальная вставка> Форматы имеет множество применений, но я покажу вам наиболее важные из них. Я думаю, вы уже знаете, что Excel отлично подходит для работы с числами и для выполнения различных вычислений, но он также отлично справляется с представлением информации. Помимо создания таблиц и вычисления значений, Excel может выполнять различные операции, такие как расписания, календари, этикетки, инвентарные карточки и т.д. Внимательно изучите шаблоны, предлагаемые Excel при создании нового документа:

Специальная вставка в Excel

Я наткнулся на модель планирования зимы 2010 года, и мне понравилось ее форматирование, шрифт, цвет и дизайн.

Специальная вставка в Excel

Сама программа мне не нужна, а уж тем более к зиме 2010, я просто хочу переделать модель для своих целей. Что бы вы сделали на моем месте? Вы можете создать черновик таблицы и вручную изменить в нем шаблон, но это займет много времени. Или вы можете удалить весь текст в шаблоне, но это тоже займет много времени. Намного проще скопировать шаблон и выполнить Специальная вставка> Форматы на новый лист книги. Там!

Специальная вставка в Excel

Теперь вы можете вводить данные, сохраняя все форматы, шрифты, цвета и рисунки.

Специальная вставка в Excel

Специальная вставка > Форматы: основные моменты

  1. Выделите данные.
  2. Скопируйте их.
  3. Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить данные.
  4. Щелкните Специальная вставка).
  5. Отметьте опцию Форматы).
  6. Щелкните ОК.

Копируем ширину столбцов на другой лист

Вы когда-нибудь тратили много времени и сил, обходя свой стол и пытаясь отрегулировать размер столбцов? Конечно, мой ответ — да! Особенно, когда вам нужно скопировать и вставить данные из одной таблицы в другую. Существующие настройки ширины столбца могут не работать, и хотя автоматическая настройка ширины столбца является полезным инструментом, в некоторых местах она может работать не так, как хотелось бы. Специальная вставка> Ширина столбцов — это мощный инструмент, который следует использовать тем, кто точно знает, чего они хотят. Давайте в качестве примера рассмотрим список лучших программ MBA США.

Специальная вставка в Excel

Как такое могло произойти? Вы можете увидеть, насколько точно была отрегулирована ширина столбца, чтобы соответствовать данным на изображении выше. Я скопировал десять лучших бизнес-школ и поместил их на другой лист. Посмотрите, что происходит, когда мы копируем и вставляем данные:

Специальная вставка в Excel

Контент был вставлен, но ширина столбцов далека от адекватной. Вы хотите получить точно такую ​​же ширину столбцов, что и исходный лист. Вместо того, чтобы настраивать его вручную или использовать автоматическую подгонку ширины столбца, просто скопируйте и вставьте Special> Column Widths в область, где вы хотите настроить ширину столбца.

Специальная вставка в Excel

Специальная вставка в Excel

Вы видите, насколько это просто? Хотя это очень простой пример, вы уже можете представить, насколько полезным был бы такой инструмент, если бы лист Excel содержал сотни столбцов.

Кроме того, вы можете настроить ширину пустых ячеек, чтобы отформатировать их перед вводом текста вручную. Взгляните на столбцы E и F на изображении выше. На изображении ниже я использовал Специальный инструмент «Вставить»> «Ширина столбца», чтобы развернуть столбцы. Таким образом, вы можете без особых хлопот создать свой лист Excel так, как вам нравится!

Специальная вставка в Excel

Специальная вставка > Ширина столбцов: основные моменты

  1. Выделите данные.
  2. Скопируйте выделенные данные.
  3. Поместите курсор в ячейку, ширину которой вы хотите изменить.
  4. Щелкните Специальная вставка).
  5. Отметьте опцию Ширина столбца).
  6. Щелкните ОК.

Специальная вставка: разделить и умножить

Вы помните наш пример файлов cookie? Хорошие новости! Компания-гигант узнала о нашей благотворительной акции и предложила увеличить прибыль. После пяти недель продаж они сделают пожертвование на благотворительность, так что доход удвоится (удвоится) по сравнению с тем, что было в начале. Вернемся к таблице, где мы отслеживали прибыль от продажи благотворительных файлов cookie, и пересчитаем прибыль с учетом новых вложений. Я добавил столбец, показывающий, что через пять недель продаж прибыль увеличится вдвое, то есть умножится на 2.

Специальная вставка в Excel

Весь доход, начиная с 6 недели, будет умножен на 2. Чтобы отобразить новые числа, нам нужно умножить соответствующие ячейки в столбце C на 2. Мы можем сделать это вручную, но будет намного лучше, если Excel сделает это за нас, используя команда «Специальная вставка»> «Умножить». Для этого скопируйте ячейку F7 и примените команду к ячейкам C7: C16. Итоги обновлены. Молодец!

Специальная вставка в Excel

Как видите, инструмент «Специальная вставка»> «Умножить» можно использовать в самых разных ситуациях. То же самое и с Специальной вставкой> Разделить. Вы можете быстро и легко разделить целый диапазон ячеек по определенному номеру. Знаете что еще? С помощью функции «Специальная вставка» с опцией «Добавить» или «Вычесть» вы можете быстро добавить или вычесть число.

Специальная вставка > Разделить / Умножить: основные моменты

  1. Выделите ячейку с числом, на которое хотите умножить или разделить.
  2. Скопируйте выделенные данные.
  3. Установите курсор на те ячейки, которые вы хотите умножить или разделить.
  4. Щелкните Специальная вставка).
  5. Выберите вариант «Разделить» или «Умножить).
  6. Щелкните ОК.

Итак, в этом уроке вы узнали о некоторых очень полезных функциях инструмента Специальная вставка, а именно: вы узнали, как вставлять только значения или форматирование, копировать ширину столбцов, умножать и делить данные на определенное число, а также добавлять и удалять значения из нескольких ячеек одновременно.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.