В Уроке 36 мы создали шаблон документа по умолчанию, Обычный:
- Назначена цветовая тема шаблона документа (черно-белая схема)
- Назначаемые пользователем шрифты (Times New Roman для заголовков и основного текста)
- Установить структуру шаблона документа
- Настроить коллекцию стилей
- Пользовательские стили рабочего пространства
- По умолчанию сохранен шаблон документа для будущего использования
В предыдущих уроках с помощью шаблона Обычный мы создали документ, который имел очень сложную структуру. И в целом нам это удалось. Предположим, нам нужно создать несколько документов, идентичных по оформлению. И что: теперь мы проведем такую мощную подготовительную работу с каждым документом? Выход здесь один: создать собственный шаблон на основе созданного документа, который, в свою очередь, основан на шаблоне Normal.
Пользовательский шаблон будет включать в себя набор стилей текста и все остальные атрибуты.
В конце урока вы сможете:
- Подготовить шаблон документа на основе созданного документа
- Укажите папку для сохранения пользовательских шаблонов
- Сохранить файл пользовательского шаблона документа
- Протестировать шаблон
Загрузите документ здесь или используйте свой собственный документ. Откройте документ.
1. Подготовка документа для использования его, как пользовательский шаблон
Сначала проанализируем документ:
Нам нужно сохранить:
- Набор стилей документа
- Оформление титульного листа
- Слово «Оглавление» и место под заголовком
- Слово «Введение» и место для вступительного текста
- Пространство для заголовка первого уровня и место для текста заголовка 1-го уровня
- Слово «Аббревиатуры» и место для вашего текста (кстати, это может быть таблица)
- Слово «Ссылки» и место под списком литературы
- Слово «Перечень нормативных документов» и место под этим списком
Шаг 1. Вместо названия документа вводим выражение «Введите название документа» (то есть обезличиваем название документа):
Это будет подсказка, как и слова «Название организации» в верхней части титульного листа.
Шаг 2. Если вы готовите шаблон для конкретной организации, например своей, введите конкретное название организации. Для этого войдите в режим «Верхние и нижние колонтитулы» (урок 38):
Выйти из режима верхнего и нижнего колонтитула».
Мы опускаем оглавление; он в любом случае обновляется автоматически (урок 45). Мы также пропустили вводную страницу:
Шаг 3. Работа с заголовками:
- Обезличить заголовок первого уровня
- Обезличить заголовок второго уровня
Шаг 4. Удалите все содержимое документа от шапки второго уровня до разрыва раздела в начале страницы со словом «Содержание»:
Обратите внимание на подвал? Он «прыгал» со второго раздела.
Шаг 5. Удалите заголовок с пятой страницы:
Вы скажете: так старались, для разных страниц сделали разные шапки и футеры, для чего именно? Не торопитесь. В конце урока проведем эксперимент и поймем, что все сделали правильно.
Шаг 6. Вернитесь в оглавление и обновите поле (щелкните PN в любом месте оглавления и выберите команду контекстного меню «Обновить поле»):
Что мы имеем?
- Количество страниц в документе 9
- В оглавлении нет 3-го уровня (правильно, мы убрали заголовок 3-го уровня)
- Нет текста
Вывод: Мы создали форму, с помощью которой можно создавать однотипные документы.
| Примечание | Стиль текста «Гиперссылка» появляется при обновлении оглавления. Этот стиль можно удалить или скрыть через диалоговое окно «Управление стилями», вкладка «Рекомендации». Но в следующий раз, когда вы обновите оглавление, текстовый стиль «Гиперссылка» снова появится. Стиль текста «Гиперссылка» — единственный встроенный стиль с таким поведением |
2. Определение места сохранения шаблонов
Если мы сейчас сохраним этот документ в виде шаблона в формате *.dotm (урок 34), то сможем сразу указать расположение файла. И было бы неплохо, если бы это местоположение определялось автоматически! Так что? Да чтобы туда попали все созданные нами шаблоны!
В Уроке 17 я говорил о настройке Word, а вы намеренно не включили вкладку «Сохранить». Пришло время познакомиться с ней поближе.
Шаг 1. Откройте диалоговое окно «Параметры», вкладка «Сохранить»:
Рекомендую внимательно «прочитать» этот диалог — узнаете много интересного. Обращу ваше внимание на три момента:
| а | Каталог данных для восстановления C:\Users\klimenkoe\AppData\Roaming\Microsoft\Word\. |
Вы когда-нибудь видели крах Word? Думаю, не раз. Что делать, если вы не успели сохранить накопившийся документ? И так в этой папке временные файлы вашей работы с оформлением документов. Даже если вам не удалось сохранить документ с именем, в этой папке вы найдете самокопию этого документа.
Я сделал скриншот своей папки. Как видите, в папке находится «Автокопия документа2» размером 742 КБ (что немало для текстового документа). В самоуверенности я не сохранил этот документ, а Word махнул на меня ручкой и пошел перезагружаться. Но он знал, где можно найти тщательно сохранившуюся автокопию. ПМ в файле «Автокопия документа 2» Контекстное меню Команда Открыть с помощью — и можно вздохнуть спокойно!
Далее в открывшемся окне ВЫ выбираете программу, которая будет открывать этот файл и нажимаете ОК:
| два | Местоположение локального файла по умолчанию |
У вас в этом поле написано «Мои документы». А у меня диск «Е:\». Когда вы открываете или сохраняете документы, программа постоянно обращается к папке «Мои документы». Итак, вы ищете место, которое вам нужно. Я работаю со съемным диском, мне так удобнее, поэтому я воспользовался кнопкой «Обзор», чтобы указать расположение моих локальных файлов, что мне удобнее. При запуске определенных проектов я могу указать конкретную папку с документами из этого конкретного проекта, например вот этот:
Не пренебрегайте этой особенностью Word. Экономьте время и нервы.
| 3 | Расположение личных шаблонов по умолчанию |
Шаг 2. Откройте папку «Пользовательские шаблоны», расположенную в папке C:\Users\Username\Documents\Office User Templates
Шаг 3. Скопируйте адрес (команда контекстного меню PM Copy Address):
Зачем эта папка? В некоторых версиях Word эта папка отображается в диалоговом окне «Параметры сохранения», но в версиях 16 и 19 ее нет.
Шаг 4. Возвращаемся в диалоговое окно «Параметры сохранения» и в поле «Расположение персонального шаблона по умолчанию» вставляем адрес папки из буфера обмена. Используйте сочетания клавиш для вставки
Нажимаем Принять.
3. Сохранение файла шаблона документа
Шаг 1. Откройте рабочее окно «Сохранить документ» (кнопка «Сохранить как» на панели быстрого доступа или команда Сохранить файл как):
Примите тот факт, что использование пользовательской панели быстрого доступа проще и быстрее (Урок 18 и Урок 19).
Шаг 2. Дайте шаблону имя (я назвал его «Шаблон работы»), выберите тип файла «Шаблон Word» и сохраните шаблон:
Обратите внимание на адресную строку? Все как по заказу: папка «Custom Office Templates».
Шаг 3. Закройте документ
4. Проверка работы документа, созданного на основе пользовательского шаблона
Шаг 1. Запустите программу Word
Шаг 2. Переключитесь на «ЛИЧНЫЙ» и нажмите на иконку нашего только что созданного шаблона:
В результате наших действий откроется новый документ:
Обратите внимание на имя файла. По умолчанию новый документ называется «Документ1». То есть мы не открываем наш пользовательский шаблон «Шаблон работы», а создаем новый документ на основе пользовательского шаблона.
Теперь мы можем создавать однотипные документы, не беспокоясь о макете.
Для каждого проекта я создаю свои шаблоны. Время, потраченное на создание шаблона, более чем вознаграждено дополнительной работой. Вам просто нужно твердо запомнить урок 16 и правильно работать с буфером обмена.
Теперь давайте посмотрим на поведение верхних и нижних колонтитулов.
Шаг 3. Выберите раздел с главой 1, как показано на скриншоте, и скопируйте его в буфер обмена:
Выделенная часть включает в себя:
- Разрыв раздела перед заголовком первого уровня
- Заголовок 1-го уровня
- Заголовок 2 уровня
- Разрыв раздела после заголовка второго уровня
Шаг 4. Выберите разрыв раздела, который находится сразу после заголовка второго уровня:
Шаг 5. Вставьте содержимое буфера обмена. Теперь мы подготовили место для второй главы. Любуемся правильной нумерацией многоуровневого списка.
Шаг 6 – Войдите в режим заголовка (просто дважды щелкните LM в области заголовка на странице 5)
Шаг 7. Печать:
- в шапке страницы 5 раздела 4 слово «Рога»,
- в шапке страницы 7 страницы 6 раздела слово «Копыта»:
Я намеренно увеличил шрифт верхних и нижних колонтитулов.
Шаг 8. Смоделируем ситуацию добавления текста в эти разделы (просто нажмите Enter):
Тогда верхние и нижние колонтитулы ведут себя в соответствии с нашими пожеланиями. На обложках глав нет верхних и нижних колонтитулов; каждая глава имеет свои собственные верхние и нижние колонтитулы. Эксперимент удался!
Шаг 9. Обновите оглавление (ПМ в любом месте оглавления, команда «Обновить поле» из контекстного меню диалогового окна «Обновить оглавление», режим «обновить все»:
Обычно я обновляю оглавление в конце работы над документом, почему я постоянно отвлекаюсь? А вот если в настройках Ворда поставить режим «Обновлять поля перед печатью» (урок 17 Настройка Word), то про оглавление можно вообще забыть. Главное — зарезервировать место для оглавления.
5. Заключение
Вспомните Урок 18 и Урок 19 Панель быстрого доступа. На панели я рекомендовал вам установить две кнопки «Создать»:
- Создайте новый документ на основе шаблона «Обычный» (мы настроили этот шаблон в Уроке 36)
- Позволяет перейти в папку с коллекцией пользовательских шаблонов (шаг 2 раздела 4)
Я создал шаблон 1_Site Posts для уроков, которые публикую на своем веб-сайте. В этом шаблоне есть собственная коллекция стилей, набор быстрых таблиц (отлично, вам понравится) и много других вкусностей.
А это скриншот моей папки «Custom Office Templates»:
- Шаблоны Excel
- Шаблоны презентаций PowerPoint
- Шаблоны Visio
- Шаблоны слов
Удобно, когда шаблоны находятся в одном месте, их можно скопировать на флешку, поделиться ими с коллегами и друзьями, отправить на домашний компьютер.
Теперь вы можете:
- Подготовить шаблон документа на основе созданного документа
- Укажите папку для сохранения пользовательских шаблонов
- Сохранить файл пользовательского шаблона документа
- Протестировать шаблон