Функция слияния почты в Microsoft Word — одна из функций, которые нравятся пользователям. Он работает при создании пользовательских меток, шаблонов, электронных писем или отчетов. Когда вы знаете, как его использовать, вы можете сэкономить много часов работы.
Однако одна из проблем слияния почты заключается в том, что он не может правильно форматировать числа в электронных таблицах Excel. Например, результат продаж в электронной таблице Excel равен 100, но в Word он преобразуется в 99,99999999996. Чтобы исправить это, мы можем отредактировать электронную таблицу, отредактировать документ слияния или просто изменить способ связывания двух файлов. Хотя последние несколько человек знают, что это может быть лучшим способом, за исключением того, что он больше не работает в Word 2016.
Примечание. Следующие меры реализованы в Office 2016, но по-прежнему применимы к другим версиям Word и Excel.
Как исправить ошибки форматирования чисел при использовании слияния в Word
- Используйте «Выбор номера» в Word.
- Измените таблицу Excel.
- Использование DDE-ссылок
1. Используйте «Переключатель номера» в Word.
Мы сделаем первый способ редактирования документа Word. Здесь вы будете использовать желаемый код числового формата для поля слияния в документе Word. Поле слияния в основном сообщает Word, какой столбец в таблице Excel содержит данные для преобразования. Чтобы применить форматирование к полю, вы должны использовать цифровой переключатель (ранее называвшийся переключателем изображения) в коде поля для этого поля.
Во-первых, вам нужно увидеть фактический код поля, открыв документ Confluence и щелкнув вкладку «Почта» в верхней части окна. Не забудьте отключить предварительный просмотр результатов, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши поле слияния (например, «Пожертвование») и выберите параметр «Переключить код поля». Теперь вы должны увидеть фактический код поля (в фигурных скобках, как в {MERGEFIELD Donation}) для этого поля. Измените коды полей, просто вставив код изменения в конце кода поля, например:
{Пожертвование MERGEFIELD # $ #, ## 0,00}
Wors предлагает множество капч, вот 4 примера с похожими результатами:
{MERGEFIELD Cost # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales # $ ###} $15
{Продажи MERGEFIELD # $ #, ## 0,00} 1500,00 долларов США
{MERGEFIELD Date @ «MMMM d»} 26 ноября
Как видите, числовой код сдвига такой же, как код формата Excel, за исключением того, что за ним следует «#» для числа и «@» для даты.
Примечание: используйте кавычки только в коде даты, не используйте кавычки для кодов.
Дополнительные коды см в приведенной ниже таблице или выполните поиск цифровых кодов переключателей в Microsoft Word в Интернете.
Вот несколько примеров числовых кодов полей для данных в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.
Числовой переключатель для поля слияния электронной почты
На самом деле Word и Excel используют один и тот же код формата, но не используют один и тот же формат функции. Например, нет функции MergeField, подобной следующей:
{MERGEFIELD(Пожертвование, «#$, ##0.00»)}
Примечание. При добавлении или изменении числового переключателя эффект может измениться не сразу, вам необходимо обновить поле, щелкнув его и выбрав «Обновить поле» или нажав кнопку «Почта» > «Предварительный просмотр результатов». Иногда приходится делать это 2 или 3 раза. Если вы используете мастер слияния электронной почты, вам может потребоваться вернуться к предыдущим шагам, чтобы увидеть ваши изменения.
2. Измените таблицу Excel.
В электронной таблице Excel вставьте столбец, используя формулу для преобразования числа или даты в Excel в текстовый формат, который будет отображаться при слиянии.
- Экономьте время с помощью этих функций форматирования текста в Microsoft Excel
Для этого используйте функцию ТЕКСТ в Excel. Эта функция имеет функцию преобразования чисел или дат в соответствующий текстовый формат. Однако этот метод имеет тот недостаток, что вам необходимо знать определенные коды форматов. Хотя эти коды идентичны тем, которые используются в функции пользовательского форматирования чисел Excel, большинство пользователей редко видят их.
Например: Формулы ТЕКСТ(B3, ‘$#, ##0.00’) и ТЕКСТ(C5, ‘М/дд/гг’) преобразуют числа и даты в текст (в этом случае преобразование будет ’12 345,67$’ и ’12/01.10′.
Совет: Вы должны отформатировать поле, содержащее эти формулы, по-другому (курсив, полужирный шрифт, другие цвета), чтобы вы знали эти числа только в виде обычного текста. В более ранних версиях Excel эти числа не используются для вычислений, но в Excel 2016 их можно использовать во всех формулах, кроме таких функций, как СУММ и СРЗНАЧ. Преимущество форматирования дат и чисел в виде текста заключается в том, что при переключении с Excel на документ слияния почты Word нет беспорядка.
Код формата для функции ТЕКСТ
Ниже приведена таблица кодов, обычно используемых в текстовой функции.
Примечание. «0» и «#» действуют как заполнители для чисел, но «0» заменяет 0 в начале или конце, «#» будет заменен числом, если оно не больше или меньше 0. Таким образом, код «00000» гарантирует, что начальный ноль не будет удален из почтовых индексов Нью-Джерси.
Коды числа, даты и времени можно использовать в текстовом формате Excel или в числовом формате произвольной формы. Однако есть разница между тем, как эти коды работают в Excel и Word в Microsoft Office 2013. В Excel вы можете использовать M или m для обозначения месяцев или минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы знать, какую единицу измерения вы используете, но Word не настолько умен, вам нужно писать месяц с большой буквы и часто писать за считанные минуты. Кроме того, Excel добавил к результату код МММММ для сокращения одного месяца (например, J, F, M, Y и т д)
Примечание: при преобразовании этих чисел в текст они не используются в функциях СУММ или СРЗНАЧ, если вы хотите, вам придется преобразовать их снова, используя функцию ЗНАЧЕНИЕ.
ОКРУГЛ (функция ОКРУГЛ.)
Вместо функции ТЕКСТ некоторые пользователи предпочитают использовать функцию ОКРУГЛ для удаления лишних десятичных чисел. Функция ОКРУГЛ Округляет числа в большую или меньшую сторону до указанного вами десятичного разряда. Преимущество в том, что числа округления не в текстовом виде, вы все равно можете использовать их для расчета. Функция ОКРУГЛ может хорошо работать при объединении писем, но редко используется, потому что:
- Функция ОКРУГЛ удалит знак доллара или разделитель тысяч (запятую).
- Функция ОКРУГЛ удалит конечные нули.
- Иногда функция ОКРУГЛ показывает неправильные десятичные разряды при переключении на Объединить. Например, документ слияния показывает 4 десятичных знака, а функция округления показывает 2 или 3 десятичных знака.
В редких случаях функция ОКРУГЛ также возвращает ошибки при слиянии почты, например, вместо 1.0014 слияние возвращает 1.0013.
3. Использование ссылок DDE
Вышеупомянутые два метода относительно просты, но вам нужно запомнить код формата, а в некоторых случаях один и тот же код, но использование также отличается.
Более простой способ — связать Word с Excel с помощью ссылок DDE (динамический обмен данными). Звучит сложно, но если вы можете объединять почту, DDE не усложнит вам задачу. Вам нужно сделать всего два шага, и первый шаг — активировать Word, чтобы открыть файл через DEE (этот шаг нужно выполнить только один раз).
Как упоминалось выше, DDE не работает в Office 2016. Динамический обмен данными — это старый метод, и похоже, что Microsoft откажется от него. Иногда это работает в Office 2016, а иногда нет. Проблема с его работой в Office 2016 заключается в том, что источник данных Excel должен быть открыт, прежде чем к нему можно будет получить доступ из Word. А в Excel таблица должна начинаться с первой строки первого рабочего листа в файле.
Чтобы настроить ссылку DDE в Word 2013, выполните следующие действия:
Шаг 1 . Щелкните Файл > Параметры.
Шаг 2. Нажмите на вкладку «Дополнительно» слева и прокрутите вниз до раздела «Общие».
Шаг 3 Нажмите «Подтвердить преобразование формата файла» в открывшемся окне.
Это первый шаг, и вам не придется делать это снова. Отныне копии Word будут открываться во многих типах файлов и открываться другими путями, включая DDE. Недостатком этого метода является то, что каждый раз, когда вы открываете файл в Microsoft Word, который не является документом Word, программа позволяет изменить ваш выбор.
Второй шаг является последним, который вам нужно выполнять каждый раз, когда вы выбираете источник данных для слияния (перед шагом 3 в руководстве по слиянию или после нажатия кнопки «Выбрать получателей» в источнике слияния). Следуйте инструкциям ниже:
Шаг 1 . После выбора файла данных, который вы хотите использовать, появится диалоговое окно «Подтверждение источника данных».
Шаг 2. Тип по умолчанию — OLE, но вы можете изменить его на другой тип. В диалоговом окне «Подтверждение источника данных» нажмите «Показать все». В расширенном списке типов файлов выберите Таблицы MS Excel через DDE (*.xls). (Выберите этот параметр, если вы используете более новый формат файлов Excel *.xlsx.) При появлении запроса подтвердите, что вы выбрали всю электронную таблицу.
Если вы выбрали электронную таблицу для своего документа Word, вам нужно будет выбрать ее снова, на этот раз через ссылку DDE. С этого момента форматирование Excel будет переноситься в документ слияния Word без изменений.
Предупреждение. Убедитесь, что документ, который вы хотите объединить, должен находиться на первом листе документа Excel.
Выше приведены способы исправления ошибок форматирования при использовании слияния в Word. Желаю всем успехов!